🎯  Le segnalazioni ad evento da inviare all’OdV ex D.lgs. n. 231/01, laddove la società è obbligata ad applicare il D.lgs. n. 24/23 sul Whistleblowing, devono necessariamente passare attraverso i canali interni istituiti in attuazione di tale norma ed essere istruite dal gestore incaricato oppure i dipendenti possono inviarle con altri canali (es email) all’OdV?

🔹 1. Quadro normativo

a) D.lgs. 24/2023

• Impone alle società obbligate (quelle con almeno 50 dipendenti o soggette a 231) di istituire canali interni riservati per la segnalazione di violazioni del diritto UE o nazionale.
• Tali canali devono garantire riservatezza, tracciabilità controllata, divieto di ritorsione e una gestione formalizzata da parte di un soggetto incaricato (“gestore delle segnalazioni”).
• Le segnalazioni devono essere gestite seguendo un processo specifico di presa in carico, istruttoria, riscontro e archiviazione.

b) D.lgs. 231/2001

• L’Organismo di Vigilanza (OdV) deve ricevere “informazioni rilevanti sul funzionamento del modello” e segnalazioni di violazioni del modello o di reati-presupposto.
• Il modello può prevedere un flusso diretto all’OdV (es. email dedicata odv@…) o altri canali specifici.

🔹 2. Coordinamento tra i due sistemi

Con l’entrata in vigore del D.lgs. 24/2023, le “segnalazioni ad evento” (ossia segnalazioni di comportamenti potenzialmente illeciti, violazioni del modello o reati presupposto) ricadono in molti casi nel perimetro del whistleblowing.
Pertanto:

• se la società è obbligata al D.lgs. 24/2023,
• e la segnalazione riguarda una violazione disciplinata dalla norma (illecito, violazione del modello, reato, irregolarità di gestione, ecc.),

allora essa deve essere gestita prioritariamente attraverso il canale interno istituito ai sensi del D.lgs. 24/2023,
e non tramite email dirette o altri canali informali.

Se l’oggetto della segnalazione è un illecito 231, l’azienda deve istruire i dipendenti a utilizzare la piattaforma Whistleblowing.

Questo perché la mail ordinaria dell’OdV (es. odv@azienda.it) potrebbe non garantire gli standard di sicurezza informatica e crittografia richiesti dal D.lgs. 24/23.

Tuttavia, il dipendente non commette un illecito se scrive direttamente all’OdV. È una scelta meno tutelante per lui, ma valida.

🔹 3. Ruolo dell’OdV in tale contesto

Il modello 231 può prevedere che:

• l’OdV riceva copia o informativa delle segnalazioni rilevanti ai fini 231, ma non gestisca direttamente la segnalazione (che resta in capo al gestore whistleblowing);
• l’OdV venga coinvolto nella fase istruttoria o informato a chiusura della segnalazione, se il fatto ha rilievo 231;
• i canali “paralleli” (es. email diretta all’OdV) restino ammessi solo per comunicazioni diverse dalle segnalazioni whistleblowing, come report periodici, informative o eventi non rientranti nel perimetro del D.lgs. 24/2023.

Immaginiamo che l’OdV non sia il gestore delle segnalazioni Whistleblowing (ruolo affidato, ad esempio, a un provider esterno o al Responsabile HR).

Se l’OdV riceve una segnalazione diretta di violazione del Modello:

• Presa in carico: L’OdV non può ignorare la segnalazione. L’informazione è entrata nella sua sfera di conoscenza e deve agire per vigilare sul Modello.
• Trasmissione: L’OdV deve valutare se trasmettere la segnalazione al Gestore del canale Whistleblowing per la protocollazione ufficiale, facendo estrema attenzione alla riservatezza. L’ideale è invitare il segnalante a re-inserire la segnalazione nel canale corretto per sua tutela.
• Indagine: L’OdV procederà con le sue verifiche di competenza (rispetto al Modello 231), coordinandosi con il Gestore Whistleblowing per evitare sovrapposizioni o inquinamento delle prove.

Nota Bene: Se l’OdV riceve una segnalazione che NON riguarda la 231 (es. una lamentela di natura puramente giuslavoristica o personale), deve archiviarla o inoltrarla alla funzione competente (HR), specificando al segnalante che non è di sua competenza.

🔹 4. Conclusione operativa

👉 No, i dipendenti non dovrebbero utilizzare canali “alternativi” (come email all’OdV) per segnalazioni di eventi rilevanti ai fini 231 se la società è soggetta al D.lgs. 24/2023.
Tali segnalazioni devono passare obbligatoriamente attraverso i canali whistleblowing istituiti, che poi potranno — secondo le regole interne — coinvolgere l’OdV nelle fasi successive.
👉 Sì, il modello 231 può (e dovrebbe) prevedere espressamente questo coordinamento, indicando:

• che le segnalazioni di violazioni del modello o di reati presupposto seguono il canale whistleblowing;
• che l’OdV riceve comunque informativa periodica o immediata se la segnalazione è rilevante ai fini 231;
• che eventuali comunicazioni non qualificabili come whistleblowing possono continuare a essere inviate direttamente all’OdV.
• la procedura da seguire nel caso di segnalazioni dirette al’OdV che dovrebbero passare dai canali interni attivati per il Whistleblowing

Autori:

Dott. Edoardo Rivola e Dott.ssa Valentina Diana