Formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici (artt. 20, 22, 23 bis, 23 ter, 40, 40 bis, 41, 42, 43, 44, 71 CAD, Linee Guida AGID sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici pubblicate il 10 settembre 2020 ai sensi dell’art. 71 del CAD)

Le LLGG si riferiscono alla formazione dei documenti informatici, alla gestione documentale e alla conservazione dei documenti informatici. Saranno pienamente applicabili, per le società in controllo pubblico, a partire dal mese di gennaio del 2022. Sono soggetti alla regolamentazione sancita nelle LLGG le pubbliche amministrazioni, i soggetti gestori di servizi pubblici e le società a controllo pubblico, oltre che i privati.

Con riguardo alla formazione dei documenti informatici, le Linee guida descrivono le modalità di formazione di documenti informatici specificando le operazioni necessarie a garantire l’immodificabilità e l’integrità dei documenti per ciascuna tipologia.

Quattro le diverse modalità di formazione del documento informatico previste: a) creazione tramite l’utilizzo di strumenti software o servizi cloud qualificati che assicurino la produzione di documenti nei formati e nel rispetto delle regole di interoperabilità di cui all’allegato 2 delle LLGG medesime; b) acquisizione di un documento informatico per via telematica o su supporto informatico, acquisizione della copia per immagine su supporto informatico di un documento analogico, acquisizione della copia informatica di un documento analogico; c) memorizzazione su supporto informatico in formato digitale delle informazioni risultanti da transazioni o processi informatici o dalla presentazione telematica di dati attraverso moduli o formulari resi disponibili all’utente; d) generazione o raggruppamento anche in via automatica di un insieme di dati o registrazioni, provenienti da una o più banche dati, anche appartenenti a più soggetti interoperanti, secondo una struttura logica predeterminata e memorizzata in forma statica.

Per quanto concerne la gestione documentale, le Linee guida individuano gli obblighi organizzativi, procedurali e tecnologici a cui gli enti devono adeguarsi per assicurare la conformità normativa del sistema di gestione dei documenti informatici, anche con riferimento alla disciplina in materia di beni culturali. Tra questi: la corretta tenuta del protocollo informatico; la classificazione dei documenti informatici; l’individuazione dei formati dei file e delle eventuali esigenze di riversamento; la formazione dei fascicoli, delle serie documentali e dell’archivio; la sicurezza del flusso documentale, con particolare attenzione alla continuità operativa e alla protezione dei dati personali; i rapporti tra sistema di gestione documentale e sistema di conservazione. Due i principali adempimenti cui ogni ente deve ottemperare:

1. l’individuazione del Responsabile della gestione documentale (e del Coordinatore, in caso nell’ente siano individuate più Aree Organizzative Omogenee) quale soggetto dotato di competenze archivistiche, giuridiche e informatiche;

2. l’adozione del Manuale di gestione documentale, redatto e aggiornato a cura del Responsabile.

Per quanto concerna la conservazione, le LLGG delineano le componenti del sistema di conservazione, che deve essere considerato logicamente distinto dal sistema di gestione. Sono definiti, in particolare: gli oggetti della conservazione (pacchetti di versamento, di archiviazione e di distribuzione); gli elementi essenziali del processo di conservazione (produzione dei pacchetti di versamento, archiviazione, scarto); i ruoli e le responsabilità del sistema, con particolare attenzione ai compiti del Responsabile della conservazione; i rapporti con l’eventuale affidatario del servizio di conservazione, anche dal punto di vista contrattuale; il Manuale di conservazione, con specificazione dei contenuti minimi che deve contenere, anche in caso di affidamento esterno del servizio.

In sintesi, gli adempimenti che le Pubbliche Amministrazioni devono compiere in vista del prossimo 7 giugno 2021 sono:

• l’aggiornamento degli atti di nomina dei responsabili della gestione documentale e della conservazione;
• la redazione, o l’aggiornamento, del piano di classificazione dei documenti e del piano di conservazione, previa ricognizione dei documenti formati dall’ente;
• la revisionedeiprocessirelativiaisistemidigestionedocumentaleediconservazione;
• la verifica sulla conformità normativa delle soluzioni tecnologiche utilizzate, anche per richiedere verifiche e modifiche ai fornitori;
• l’implementazione di adeguate misure di sicurezza per documenti, archivi e sistemi (anche nel rispetto della protezione dei dati personali);
• l’aggiornamento del manuale di gestione documentale e del manuale di conservazione e la relativa pubblicazione sul sito istituzionale.